Zu archivierende Verträge

Einleitung

Das Vertragsmanagement im Sinne der Vertragsverwaltung ist umfassend angedacht. Allein schon die Aufbewahrungspflichten verlangen dies.

Die Themen sind:

Vertrags-Verteiler

  • Original: inhouse legal (Ausnahmen: GL-Mitglieder-Arbeitsverträge / Arbeitsverträge b/HR-Abteilung)
  • Arbeitskopie: Projektmanager
  • Informationskopie: Abteilung

Interne Verträge

  • Organigramme
    • Unternehmensstruktur
    • Unternehmensvertreter
    • Stellvertretungen
    • Berechtigungen / Zeichnungsberechtigungen
  • Arbeitsverträge (aus Vertraulichkeitsgründen in separaten HR-Programmen)
  • Miete / Pacht / Grundstücke / Urkunden
  • Finanzierungen / Kreditverträge / Hypothekar-Kreditverträge
  • Intercompany-Darlehensverträge
  • Netting Agreements
  • Rangrücktrittsvereinbarungen
  • Letter of comfort
  • Darlehen an Mitarbeiter usw.
  • IT Service-Providing
  • Leasingverträge
  • Bürgschaftsverträge
  • Garantieverträge
  • Versicherungsverträge / Versicherungspolicen
  • Kommunikation (Telecom-Providing)
  • Gesuche / Bewilligungen / Zulassungen /
  • Maklerverträge
  • Freelancer-Verträge
  • Beraterverträge
  • uam.

Externe Verträge

  • Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)
  • Allgemeine Einkaufsbedingungen (AEB) / Allgemeine Lieferbedingungen (ALB)
  • Absichtserklärungen / letter of intent
  • Schadloshaltungsvereinbarungen
  • Vorhand-, Vorkaufs- und Kaufrechtsverträge
  • Beteiligungsverträge
  • Due Diligence Report
  • Rahmenverträge mit Lieferanten und Zulieferern
  • Investmentverträge
  • Joint Venture-Verträge
  • Geheimhaltungsvereinbarungen
  • Escrow Agreements
  • Paymaster Agreements
  • Hinterlegungsvertrag für Sequestration
  • Lieferverträge (mit und ohne Mengenrabatten)
  • Garantieverträge
  • Transportverträge / Logistikverträge
  • F&E-Verträge
  • Werkverträge
  • Aufträge
  • Vertriebsverträge
  • Franchisingverträge
  • Kommissionsverträge
  • Agenturverträge
  • Hinterlegungsverträge
  • Gebrauchsleiheverträge
  • IT-Hardware-Verträge
  • IT-Entwicklungsverträge
  • IT-Lizenzverträge
  • IT-Service Level Agreements
  • Kreditkartenverträge
  • Vereinbarungen für Reisen und Übernachtungen
  • uam.

Rechte

  • Patente
  • Marken
  • Urheberrechte
  • Design
  • Kennzeichenrechte
  • Lizenzverträge

Aufbewahrungspflichten

Die Aufbewahrung der Geschäftsakten ist in OR 957 geregelt.

Art. 957 OR

A. Pflicht zur Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher

1 Wer verpflichtet ist, seine Firma in das Handelsregister eintragen zu lassen, ist gehalten, diejenigen Bücher ordnungsgemäss zu führen und aufzubewahren, die nach Art und Umfang seines Geschäftes nötig sind, um die Vermögenslage des Geschäftes und die mit dem Geschäftsbetriebe zusammenhängenden Schuld- und Forderungsverhältnisse sowie die Ergebnisse der einzelnen Geschäftsjahre festzustellen.

2 Die Bücher, die Buchungsbelege und die Geschäftskorrespondenz können schriftlich, elektronisch oder in vergleichbarer Weise geführt und aufbewahrt werden, soweit dadurch die Übereinstimmung mit den zu Grunde liegenden Geschäftsvorfällen gewährleistet ist.

3 Betriebsrechnung und Bilanz sind schriftlich und unterzeichnet aufzubewahren. Die übrigen Geschäftsbücher, die Buchungsbelege und die Geschäftskorrespondenz können auch elektronisch oder in vergleichbarer Weise aufbewahrt werden, wenn sie jederzeit lesbar gemacht werden können.

Art. 962 OR

C. Dauer der Aufbewahrungspflicht

1 Die Geschäftsbücher, die Buchungsbelege und die Geschäftskorrespondenz sind während zehn Jahren aufzubewahren.

2 Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ablauf des Geschäftsjahres, in dem die letzten Eintragungen vorgenommen wurden, die Buchungsbelege entstanden sind und die Geschäftskorrespondenz ein- oder ausgegangen ist.

Die Archivierung ist nicht damit getan, dass man die Geschäftsunterlage in eine Archivbox steckt. Vielmehr müssen die Unterlagen wieder gefunden werden und die Daten auf den Bedarfszeitpunkt hin abgerufen werden.

Die Aufbewahrungsthemen sind Chefsache (vgl. OR 716a)

Aufbewahrungsdauern

  • OR 962: 10 Jahre
  • MWSTG 70 (Immobilien): 20 + 5 Jahre
  • Personal (heikle Daten): kürzer
  • BVG (Destinatäre): bis die Destinatäre 100 Jahre alt sein könn(t)en
  • Branchenspezifische Aufbewahrungsbedürfnisse: Individuell deren Spezialgesetzgebungen
  • Beachtung ausländischer Normen bei internationaler Tätigkeit: Aufbewahrungsdauer im betreffenden Staat
  • Aus steuerlicher Optik: Orientierung an definitiver Veranlagung: 10 Jahre nach rechtskräftiger Veranlagung
  • Umstrukturierung: Zusammenführen der Aktenbestände und Erfassung der Restlaufzeit für die Aufbewahrung

Weiterführende Informationen

» Unternehmensliquidation: Löschung der Gesellschaft im Handelsregister

» Umstrukturierung einer Gesellschaft

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